開示等に応じる手続き

 当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求 ( 以下、「開示等の請求」といいます ) につきましては、当社所定の依頼票により、以下の手続きにて対応させていただきます。

この手続きでご依頼いただくにあたって、当社はご本人の個人情報を取得いたします。(代理人の場合は代理人の方の個人情報も含みます。)その個人情報の利用目的は、下記8項の通りであり、その他の当社の個人情報の取扱については、 「個人情報の取扱について」 をお読みいただき、同意の上、手続きをお願いいたします。

1.開示等のご請求先およびお問い合わせ先

開示等をご請求される場合は、当社所定の依頼票に本人確認のために必要な書類および開示手数料 ( 結果報告書をご希望される場合のみ。 ) を同封のうえ、下記宛に、なるべく郵送によりご請求ください。

〒 363-0021   埼玉県桶川市泉 1 丁目 3 番 31 号
株式会社ハイデックス 個人情報保護管理部署担当者
電話  048-789-2212 FAX  048-789-2213
Mail   hx-privacy@hidex.net

2.開示等のご請求に際してご提出いただく書面 ( 様式 ) 等

ご本人が開示等のご請求をされる場合は、当社所定の依頼票をダウンロードしてから印刷していただき、所定の事項をご記入およびご本人の署名押印のうえ、本人確認のための書類を同封し、上記宛に、ご郵送ください。
なお、代理人によるご請求の場合は、ご本人の住所、氏名に加え、代理人の住所の記入および署名押印をお願いいたします。

※申請にかかる印刷費、本人確認書類の取得費、送料等などの経費は、すべてご本人負担とさせていただきます。
※当社所定の依頼票以外では一切お受けすることができませんので、予めご了承ください。
※開示等のご請求に際してご提出いただいた書面等 ( 本人確認書類を含む ) は、ご返却いたしませんので、予めご了承ください。
※必要事項の未記入、記載の不備により手続きができない場合は、その旨を当社から依頼票にご記入いただいた電話、もしくはEメールへご連絡申し上げます。

なお、ご連絡から1カ月以内に再度のご提出 ( 未着の場合も含む ) がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただきますので、予めご了承ください。

【 本人確認のための書類 】
以下のいずれか1点のコピーをご同封ください。
なお、いずれもご本人のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。

・運転免許証(本籍地は判読できないようにしておいてください)
・個人番号カード(表面のみ。個人番号は 提出しないで下さい)  ※「個人番号通知カード」は不可
・写真付住民基本台帳カード
・パスポート
・その他客観的にご本人確認ができる書類等

※本人確認資料が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどにより本人確認ができない場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。

3.代理人による開示等のご請求の場合

開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、当社所定の依頼票に加えて、委任状(直筆、押印)、代理人の身分が証明できる書類をご同封ください。

代理権確認資料(代理人の本人確認資料も含む)の不足または不備により手続きができない場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。

開示等の結果の送付先には、本人又は開示請求した代理人以外の受取人を指定することはできません。なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果を本人が受け取ることができなかったときは、当社は何らの責を負いかねます。

4.開示等のご請求に関する手数料およびそのお支払い方法

利用目的の通知および開示請求の結果報告がご入用の場合、依頼票 1 件につき以下の手数料を頂戴します。

手数料  1,000 円 ( 税込み )
支払方法: 1,000 円分の郵便小為替もしくは郵便切手を依頼票に同封してください。

※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。

※結果報告がご不要の場合には手数料は不要です。

5.開示等手続きの開始

開示等のご請求に際してご提出いただくすべての書面等が当社窓口に到着した後に開示等手続きが開始されるものとします。

なお開示等の依頼票ご送付中の郵便事故や未着等につきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社はなんらの責任を負いませんので、予めご了承ください。

6.開示等のご請求に対する回答方法

原則として、依頼票に記載していただいたご住所に書留郵便で回答申し上げます。

※開示等手続きの開始から回答書の発送までは、 5 営業日以内を原則としておりますが、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合、および郵便事情などによりそれ以上に対応が遅延する場合がありますので、あらかじめご了承ください。

7.「開示対象個人情報」の不開示について

    次の項目に該当する場合は、不開示とさせていただきます。
  • 依頼票に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合等
    ご本人の確認ができない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ご提出いただいた依頼票に不備があった場合
    (不備があり、こちらからご連絡申し上げても再度のご提出がいただけなかった場合を含みます。)
  • 開示をご請求いただいた個人情報が「開示対象個人情報」に該当しない場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

※不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。

※なお、開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下 a) 〜 d) のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。

  1. a)  当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  2. b)  当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
  3. c)  当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  4. d)  当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

8.開示等のご請求に関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等のご請求に伴いご提出いただいた依頼票、本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に関するご本人の確認、ご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲内でのみ取り扱います。
ご提出いただいた本人確認書類は、開示等のご請求に対する回答が終了した後、遅滞なく適切な方法で破棄させていただきます。

9.その他

当社では、事業内容の変更および関係する法令またはガイドライン等の改訂があった場合は、この照会要項を改訂する場合がございます。なお、改訂した場合は、遅滞なく当社ホームページで公表いたしますので、予めご承知ください。

 

上記、開示請求における個人情報の取扱に同意の上、当社所定の 「 個人情報の開示等の依頼票 」 をダウンロードしてください。

 
     

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